Küçük İşletmelerde İlk Önce Neyin

Küçük bir işletmede ilk önce otomatikleştirilmesi gereken şey, sık sık yapılan, mekanik olan ve size sessizce para kaybettiren görevdir. Çoğu Gürcistan KOBİ'si için, geceleri ve hafta sonları, gelen mesajların işlenmesi ve müşteri adaylarının yakalanması söz konusudur; burada 7/24 bir sohbet robotu, bir insan cevap veremeden soğuyan müşteri adaylarını kurtarır.

TL;DR: Heyecanla değil, etkiyle otomatikleştirin. Her görevi sıklığa, kaybedilen saatlere ve sızdırılan gelire göre puanlayın. En yüksek puanı neredeyse her zaman gelen yanıtlar alıyor; ayda 150 GEL'lik bir chatbot, 24 saat kapsama alanında 1500 GEL'lik maaşı geçiyor.

Sahipler genellikle önce yanlış şeyi otomatikleştirir çünkü bu parlak bir şeydir. Kimsenin okumadığı akıllı bir rapor, gösterişli bir kontrol paneli, ayda iki kez gerçekleşen bir görev için iş akışı. Çözüm, zamanınızı ve bütçenizi en çok geri getirecekleri yere koyan basit bir puanlama haritasıdır. Bu puanlamayı kendi süreçlerinizde yürütme konusunda yardım istiyorsanız Tiflis'teki otomasyon ajansımız her yapıya tam olarak bu denetimle başlar.

Önce neyi otomatikleştireceğinize nasıl karar verirsiniz?

Her aday görevi üç sayıya göre puanlayın ve en yüksek toplamı otomatikleştirin. Üç rakam, görevin ne sıklıkta gerçekleştiğini, haftada kaç saat yediğini ve yavaş yapıldığında veya atlandığında ne kadar gelir kaybettiğinizi gösterir. Sık sık yapılan, zaman alan ve gelire bağlı bir görev kazanır. Nadir bir görev, hatta sinir bozucu bir görev bekliyor.

Bu hızlı puanlama tablosunu kullanın. Her birini 1'den 5'e kadar derecelendirin.

Görev	Frekans	Haftalık saat	Gelir sızıntısı	Toplam
Gelen yanıtlar ve potansiyel müşteri yakalama	5	5	5	15
Randevu rezervasyonu	4	3	4	11
Potansiyel müşteri takibi	4	2	5	11
Fatura ve belge girişi	3	4	2	9
Sosyal paylaşım ve içerik	4	3	2	9
Dahili personel soruları	3	2	1	6

Listenin en üstünde başladığınız yer var. Alt çeyrek bekleyebilir.

Gürcistan'da geçerli olan öncelik sırası

Gürcistan'daki küçük bir işletme için aşağıdaki sıralama çoğu sektörde geçerlidir çünkü mesajlaşma baskın kanaldır ve personel maliyeti de ana baskıdır.

Gelen yanıtlar ve olası müşteri yakalama. Müşteriler her saat Facebook Messenger, WhatsApp ve Instagram DM üzerinden mesaj gönderir. Bir bot anında yanıt verir ve her müşteri adayını günlüğe kaydeder.
Randevu rezervasyonu. Klinikler, salonlar ve hizmetler, telefon etiketi nedeniyle yerlerini kaybeder. Bir metin aracısı takvimi doldurur.
Öncü takibi. Çoğu alıntıya asla ikinci bir dokunuş yapılmaz. Planlanmış bir dizi her birini takip eder.
Belge ve fatura işleme. PDF'lerin okunması ve alanların elle yazılması yavaştır ve hataya açıktır.
Dahili asistan. Özel bir bot, personelin sorularını kendi dosyalarınızdan yanıtlar.

Her adımda bir önceki adımdaki veriler yeniden kullanılır. Potansiyel müşteriyi yakalayan sohbet robotu, rezervasyon akışını besleyen takip sırasını besler. Seçtiğiniz yapıştırıcı hacim arttıkça maliyeti etkilediği için bu iş akışları için araç katmanını ayrı ayrı eşliyoruz.

Neden gelen yanıtlar neredeyse her zaman kazanıyor?

Kayıp görünmez ve sabit olduğundan, gelen iletilerin işlenmesi ilk önce kazanır. Gece 23:00'te mesaj gönderen ve sabaha kadar cevap alamayan bir potansiyel müşteri genellikle başka yerden satın alır. Bu kaybı asla bir raporda göremezsiniz, bu yüzden yıllarca düzeltilmeden kalır. Gürcüce, İngilizce ve Rusça yanıt veren bir chatbot, tüm kanallardaki bu açığı aynı anda kapatıyor.

Rakamlar bunu açıkça ortaya koyuyor. Mesaj gönderen bir kişinin ücreti ayda yaklaşık 1500 GEL'dir ve yalnızca çalışma saatlerini kapsar. Bir chatbot ayda 150 GEL'den başlıyor ve asla uyumuyor. Haftada birkaç ekstra müşteri adayı bile dönüşse, bot kendi masrafını kat kat amorti eder. Bu, tek bir bağlantılı akışla potansiyel müşteri yakalama ve takibi otomatikleştirmenin arkasındaki mantıkla aynıdır.

Otomatikleştirmeyi kurallarla mı yoksa yapay zeka aracılarıyla mı yapmalısınız?

Veri hareketi için kural otomasyonunu ve karar vermek için yapay zeka aracılarını kullanın. Bir form girişini elektronik tabloya taşımak gibi görev sabitlendiğinde kural akışı yeterlidir. Bir yapay zeka temsilcisi, görevin dil veya müşteri mesajını okumak ve cevaba karar vermek gibi kararlar gerektirdiğinde yerini alır.

Çoğu ilk otomasyonun her ikisinden de biraz ihtiyacı vardır. Chatbot, mesajı anlamak için bir aracıyı, ardından liderliği kaydetmek ve ekibinize bildirimde bulunmak için bir kural akışını kullanır. Tek bir kamp seçmek zorunda değilsiniz. Bölünme, bütçe ve güvenilirlik açısından önemlidir; bu nedenle, herhangi bir şey satın almadan önce AI aracıları ile RPA arasındaki farkı anlamaya değer.

Öncelikle neyi otomatikleştirmemelisiniz

Nadir, yüksek riskli veya hala şekil değiştiren şeyleri otomatikleştirmeye devam edin. Ayda iki kez çalıştırdığınız bir süreç, derlemeye değmez. Yasal veya finansal risk içeren bir görevin akışı kanıtlanıncaya kadar bir insana ihtiyaç vardır. Hala yeniden tasarlamakta olduğunuz bir iş akışı, yalnızca etrafına sardığınız otomasyonu bozar.

Birinci günde atlanacak üç şey:

Kimsenin üzerinde işlem yapmadığı özel raporlar. Bir raporun otomatikleştirilmesi onu yararlı kılmaz.
Tek seferlik projeler. Tekrarın olmaması geri ödemenin olmayacağı anlamına gelir.
Adımlarla açıklayamayacağınız her şey. Kuralı yazamazsanız makine onu çalıştıramaz.

Öncelikli haritanızın üst kısmı canlı ve sabit hale geldiğinde listeyi tekrar ziyaret edin. Otomasyon, bir sonraki döngüyü yalnızca son döngü çalıştıktan sonra eklediğinizde en iyi şekilde birleşir.

İlgili Okumalar

SSS

Küçük bir işletme öncelikle neyi otomatikleştirmelidir?

Çoğu durumda, gelen iletilerin işlenmesi ve potansiyel müşteri yakalama. Gürcü müşteriler Messenger, WhatsApp ve Instagram DM üzerinden günün her saatinde mesaj gönderiyor ve sabaha kadar bekleyen potansiyel müşteriler genellikle başka yerden alışveriş yapıyor. Bir sohbet robotu anında yanıt verir, her ipucunu günlüğe kaydeder ve sıcak olanları ekibinize iletir, bu da en pahalı açığı ilk önce kapatır.

Bir görevin otomatikleştirilmeye değer olup olmadığını nasıl anlarım?

Bunu üç rakama göre puanlayın: ne sıklıkta gerçekleştiği, haftada kaç saate mal olduğu ve yavaş olduğunda veya atlandığında ne kadar gelir kaybettiğiniz. Her birine 1'den 5'e kadar puan verin ve bunları toplayın. Yüksek toplamlar sık görülen, zaman alan ve gelirle bağlantılı görevlerdir. Düşük toplamlar, hatta sinir bozucu olanlar bile bekleyebilir.

Gürcistan'da ilk otomasyonun maliyeti ne kadar?

Gelen yanıtlar ve potansiyel müşteri yakalama için başlangıç sohbet robotu aylık 150 GEL'den başlıyor. Nitelikli satış botları 250 ila 1000 GEL arasında çalışır. Yalnızca ofis saatlerinde çalışan bir personel için yaklaşık 1500 GEL ile karşılaştırıldığında, her zaman açık olan bir bot genellikle çalıştırıldığı ilk ay içinde kendi masrafını çıkarır.

Başlangıçta neyi otomatikleştirmekten kaçınmalıyım?

Nadir, yüksek riskli veya hala değişmekte olan her şeyi atlayın. Ayda iki kez gerçekleştirdiğiniz bir görevin karşılığını çok az alırsınız. Hukuki ya da finansal risk taşıyan bir sürecin kanıtlanana kadar insana ihtiyacı vardır. Ve hâlâ yeniden tasarlamakta olduğunuz bir iş akışı, etrafına sardığınız otomasyonu bozacaktır. Önce istikrarlı, sık yapılan işleri otomatikleştirin.