اولین چیزی که در یک کسب و کار کوچک باید خودکار شود: نقشه اولویت
اولین کاری که در یک کسب و کار کوچک باید خودکار شود، کاری است که مکرر، مکانیکی و بی سر و صدا پول شما را از دست می دهد. برای اکثر SMB های گرجستانی که در شب و آخر هفته ها در حال پردازش پیام های ورودی و گرفتن سرنخ هستند، جایی که یک ربات چت 24 ساعته سرنخ هایی را بازیابی می کند که قبل از اینکه انسان بتواند پاسخ دهد سرد می شود.
TL;DR: اتوماسیون با ضربه، نه با هیاهو. به هر کار از نظر دفعات، ساعات از دست رفته و درآمد لو رفته امتیاز دهید. امتیاز برتر تقریباً همیشه پاسخ های ورودی است، جایی که یک چت بات از 150 لاری در ماه از حقوق 1500 لاری برای پوشش شبانه روزی برتری دارد.
مالکان اغلب چیزهای اشتباه را ابتدا خودکار می کنند زیرا این چیز براق است. یک گزارش هوشمندانه که هیچ کس نمی خواند، یک داشبورد شیک، یک گردش کار برای کاری که دو بار در ماه انجام می شود. راه حل یک نقشه امتیازدهی ساده است که زمان و بودجه شما را در جایی قرار می دهد که بیشترین بازدهی را دارند. اگر برای اجرای این امتیازدهی در فرآیندهای خود کمک میخواهید، آژانس اتوماسیون ما در تفلیس هر ساختی را دقیقاً با این ممیزی شروع میکند.
چگونه تصمیم می گیرید ابتدا چه چیزی را خودکار کنید؟
به هر کار نامزد سه عدد امتیاز دهید و بالاترین مجموع را خودکار کنید. این سه عدد عبارتند از اینکه این کار چند وقت یکبار انجام میشود، چند ساعت در هفته غذا میخورد و زمانی که به آرامی انجام میشود یا نادیده گرفته میشود چقدر درآمد از دست میدهید. کاری که مکرر، وقت گیر و مرتبط با درآمد است برنده می شود. یک کار نادر، حتی آزاردهنده، منتظر است.
از این شبکه امتیاز دهی سریع استفاده کنید. به هر کدام از 1 تا 5 امتیاز دهید.
| وظیفه | فرکانس | ساعت در هفته | نشت درآمد | مجموع |
|---|---|---|---|---|
| پاسخ های ورودی و جذب سرنخ | 5 | 5 | 5 | 15 |
| رزرو نوبت | 4 | 3 | 4 | 11 |
| پیگیری رهبری | 4 | 2 | 5 | 11 |
| درج فاکتور و سند | 3 | 4 | 2 | 9 |
| پست و مطالب اجتماعی | 4 | 3 | 2 | 9 |
| سوالات کارکنان داخلی | 3 | 2 | 1 | 6 |
بالای لیست جایی است که شما شروع می کنید. پایین می تواند یک ربع صبر کند.
ترتیب اولویتی که در گرجستان کار می کند
برای یک کسب و کار کوچک گرجستانی، ترتیب زیر در اکثر بخشها برقرار است، زیرا پیامرسانی کانال غالب است و هزینه کارکنان فشار اصلی است.
- پاسخ های ورودی و گرفتن سرنخ. مشتریان در تمام ساعات در فیس بوک مسنجر، واتس اپ و پیامک اینستاگرام پیام می دهند. یک ربات فورا پاسخ می دهد و هر سرنخ را ثبت می کند.
- رزرو قرار ملاقات. کلینیک ها، سالن ها و خدمات، جای تگ تلفن را از دست می دهند. یک عامل متنی تقویم را پر می کند.
- ** منجر به پیگیری. ** بیشتر نقل قول ها هرگز تماس دوم دریافت نمی کنند. یک سکانس برنامه ریزی شده هر کدام را تعقیب می کند.
- ** پردازش سند و فاکتور. ** خواندن PDF و تایپ فیلدها با دست کند و مستعد خطا است.
- دستیار داخلی. یک ربات خصوصی به سوالات کارکنان از فایل های خود پاسخ می دهد.
هر مرحله از داده های مرحله قبل استفاده مجدد می کند. ربات چت که سرنخ را می گیرد، دنباله پیگیری را تغذیه می کند، که جریان رزرو را تغذیه می کند. ما [لایه ابزار برای این گردشهای کاری] (/blog/n8n-vs-make-vs-zapier-business) را بهطور جداگانه ترسیم میکنیم، زیرا چسبی که انتخاب میکنید با افزایش حجم، بر هزینه تأثیر میگذارد.
چرا پاسخهای ورودی تقریباً همیشه برنده میشوند
مدیریت پیام های ورودی ابتدا برنده می شود زیرا باخت نامرئی و ثابت است. سرنخ که ساعت 11 شب پیام می دهد و تا صبح پاسخی دریافت نمی کند، اغلب از جای دیگری خرید می کند. شما هرگز این ضرر را در یک گزارش نمی بینید، به همین دلیل است که سال ها ثابت نمی شود. یک چت بات که به زبان های گرجی، انگلیسی و روسی پاسخ می دهد، این شکاف را در هر کانال به یکباره می بندد.
اعداد آن را آشکار می کند. هزینه یک نفر در پیام ها حدود 1500 لاری در ماه است و فقط ساعات کاری را پوشش می دهد. یک چت بات از 150 لاری در ماه شروع می شود و هرگز نمی خوابد. اگر حتی چند سرنخ اضافی در هفته تبدیل شود، ربات هزینه خود را چندین برابر می کند. این همان منطقی است که در پس [خودکار گرفتن و پیگیری سرنخ] (/blog/automate-lead-capture-follow-up) به عنوان یک جریان متصل واحد است.
آیا باید با قوانین یا عوامل هوش مصنوعی خودکار کنید؟
از اتوماسیون قوانین برای جابجایی داده ها و عوامل هوش مصنوعی برای قضاوت استفاده کنید. هنگامی که کار ثابت است، مانند جابجایی ورودی فرم به صفحه گسترده، یک جریان قانون کافی است. یک عامل هوش مصنوعی زمانی جایگاه خود را به دست می آورد که کار به زبان یا تصمیماتی مانند خواندن پیام مشتری و تصمیم گیری در مورد پاسخ نیاز دارد.
اکثر اتوماسیون های اولیه به مقداری از هر دو نیاز دارند. ربات چت از یک عامل برای درک پیام استفاده می کند، سپس از یک جریان قانون برای ثبت نام سرنخ و اطلاع تیم شما استفاده می کند. شما مجبور نیستید یک کمپ را انتخاب کنید. این تقسیم برای بودجه و قابلیت اطمینان اهمیت دارد، به همین دلیل است که [تفاوت بین عوامل هوش مصنوعی و RPA] (/blog/ai-agents-vs-rpa-difference-explained) ارزش درک کردن را قبل از خرید هر چیزی دارد.
آنچه را که نباید اول خودکار کنید
از خودکار کردن هر چیز کمیاب، پرمخاطره یا هنوز در حال تغییر شکل خودداری کنید. فرآیندی که دو بار در ماه اجرا می کنید ارزش ساختن ندارد. یک کار با ریسک قانونی یا مالی تا زمانی که جریان ثابت شود به یک انسان نیاز دارد. جریان کاری که هنوز در حال طراحی مجدد هستید، فقط اتوماسیونی را که به دور آن میپیچید، از بین میبرد.
سه موردی که در روز اول باید رد شد:
- گزارشهای سفارشی هیچکس روی آن عمل نمیکند. خودکار کردن گزارش آن را مفید نمیسازد.
- ** پروژه های یکباره. ** بدون تکرار به معنای عدم بازگشت است.
- هر چیزی که نمی توانید در مراحل توصیف کنید. اگر نتوانید قانون را بنویسید، دستگاه نمی تواند آن را اجرا کند.
هنگامی که بالای نقشه اولویت شما زنده و پایدار شد، دوباره از لیست بازدید کنید. زمانی که حلقه بعدی را فقط پس از کارکرد حلقه بعدی اضافه کنید، اتوماسیون بهتر عمل می کند.
خواندن مرتبط
- اتوماسیون کسب و کار هوش مصنوعی در گرجستان: راهنمای میدانی
- n8n در مقابل Make vs Zapier برای تجارت
- عوامل AI در مقابل RPA، توضیح داده شد
- گرفتن و پیگیری خودکار سرنخ
- اتوماسیون ایمیل AI برای تجارت
- هوش مصنوعی برای تجارت گرجستان: راهنمای صنعت
- از هوش مصنوعی مولد تا هوش مصنوعی عامل در بازاریابی
- ورود خودکار دادههای CRM با عوامل هوش مصنوعی